Bagaimana Memilih Sistem Akuntansi Yang Sesuai

Sebagai seorang pengusaha baru tentunya masih sangat kebingungan bagaimana pengaturan tentang keuangan usahanya. Apakah dihitung sendiri atau harus menyewa bantuan seorang akuntan. Tetapi tak luput dari itu tentunya besarnya anggaran sangat berperan dalam memilih sistem akuntansi.
Ada berbagai jenis sistem akuntansi di pasar yaitu sistem manual, sistem komputerisasi, sistem single entry, dan sistem double entri. Jika kita membukukan transaksi untuk organisasi kecil, sistem single entri mungkin sudah cukup

Kecenderungan individu adalah faktor utama dalam pemilihan sistem akuntansi. Misalnya, beberapa orang suka bekerja dengan komputer, orang lain hampir tidak bisa menjalankan komputer. Beberapa orang benci bekerja dengan angka, yang lain menyukainya. Beberapa orang hanya tidak punya waktu dan harus membayar orang lain untuk melakukan tugas-tugas akuntansi.
Tingkat aktivitas bisnis kecil atau cukup besar merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan. Mari kita menjelajahi setiap alasan:

Alasan pertama, jika kita mencatat pembukuan untuk organisasi kecil, sistem single-entry mungkin cukup tapi ada kelemahan yaitu cukup membingungkan untuk pengecekan keseimbangan neraca. Kita dapat menemukan sistem pembukuan yang cocok di toko software akuntansi lokal. Meskipun, sistem double-entry lebih sulit tetapi lebih mudah untuk menjaga akurasi. Beberapa tahun yang lalu, akuntan menggunakan sistem manual untuk mencatat transaksi. Ada beberapa sistem manual yang digunakan saat ini yang masih sangat efektif adalah sistem sekali tulis (One Write System). Sebuah sistem sekali tulis kadang-kadang disebut "pemeriksaan pada papan nama" karena pemeriksaan seperti strip karbon di bagian belakang di mana tanggal, penerima pembayaran, tujuan, nomor cek, dll, secara otomatis dicatat pada jurnal. Jurnal juga memiliki kolom untuk mencatat deposito bank. Di tengah jurnal adalah kolom untuk cek neraca berjalan. Kelebihan dari sistem ini adalah bahwa kita tidak perlu tahu akuntansi untuk mencatat semua informasi terkait yang akan dibutuhkan oleh akuntan anda. Jurnal dapat disimpan dari bulan ke bulan dan tidak perlu laporan keuangan tetapi sekali setahun, semua informasi yang diperlukan sudah dicatat dan terorganisir.

Alasan kedua, Apa kecenderungan pribadi kita? Apakah kita melek komputer? atau memiliki staf untuk memasukkan semua transaksi ke dalam komputer pada secara tepat waktu? Apakah kita ingin membawa buku cek ketika menjalankan tugas dan melakukan pembelian bisnis? Ini adalah faktor yang perlu dipertimbangkan ketika memutuskan apakah akan memilih sistem komputerisasi atau sistem manual. Kita tahu bahwa kita harus memiliki komputer dan software program akuntansi. Ada berbagai sistem penulisan cek, dari cek kecil standar yang didapatkan ketika membuka rekening bank, pemeriksaan tunggal dengan voucher terpasang, untuk sistem sekalitulis. Kita bisa menggunakan kombinasi sistem sekali tulis dengan paket software akuntansi. Pemeriksaan yang manual dimasukkan ke dalam komputer dari daftar cek dan kode ke akun buku besar yang sesuai. Informasi yang tersisa dapat dicatat ke komputer menggunakan jurnal umum. Kita dapat melakukan ini sendiri jika punya waktu dan tahu bagaimana caranya atau dapat menyewa seseorang untuk melakukannya. Hal ini tergantung pada preferensi dan sumber daya keuangan kita.

Alasan ketiga, yang perlu dipertimbangkan adalah ukuran bisnis. Kita tidak mengacu untuk usaha besar karena mereka harus terkomputerisasi dan memiliki staf akuntansi sendiri. Kita membahas aplikasi bisnis kecil di sini. Jika hanya mulai dan bisnis sangat kecil dan tidak mampu komputer maka disarankan menggunakan sistem sekali tulis. Ketika mampu untuk membeli komputer dan sistem software akuntansi, kita harus mempertimbangkan salah satu yang lebih rendah harga sistem software akuntansi. Ketika memilih sebuah sistem, apakah paket program akuntansi dapat menangani kebutuhan akuntansi saat kita mengembangkan bisnis kita? Untuk contoh: setelah paket dasar, dapat kita tambahkan pada Job Costing, Payroll, Akun Hutang, Piutang, Manajemen Persediaan, Arus Kas, dll? Sebagian besar paket memiliki semua modul ini dan banyak lagi. Disinilah letak kesulitan. Kompleksitas sistem ini membuat sulit bagi pemula memulai. Para produsen software akuntansi mengklaim sistem mereka sederhana dan mudah untuk dipelajari. Ini tidak selalu berubah menjadi kenyataan. Pilih sistem yang sangat mudah dan mudah diikuti, di mana mudah untuk melakukan perubahan dan memperbaiki kesalahan. Beberapa sistem begitu menyulitkan ketika hanya untuk mengubah nama dalam buku besar. Memang benar bahwa sistem yang lebih mahal menawarkan fleksibilitas terbesar. Misalnya, bila membuat bagan akun diberikan pilihan untuk memberi nama dan / atau nomor. Itu keren tapi tersembunyi didalam sistem dan bisa jadi tombol berubah pada preferensi untuk angka. Ketika kita mengatur kategori kita dapat dimasukkan ke dalam saldo awal. Jangan membuat satu kesalahan karena sistem tidak memberikan kesempatan kedua. Jika membuat kesalahan kita tidak dapat dengan mudah mengubah nomor. Mungkin ada cara untuk membuat penyesuaian.

Terakhir, laporan keuangan harus mudah dibaca, ditempatkan tepat di halaman, dan terlihat profesional. Singkatnya, apakah kita ingin memiliki gabungan manual / komputer atau sistem komputerisasi penuh. Biarkan ukuran dan kompleksitas bisnis dan anggaran kita yang menentukan paket program akuntansi untuk dibeli. Ketika melakukannya, dalam pikiran kesederhanaan dan fleksibilitas kadang memiliki semua resiko yang lebih buruk daripada tidak memiliki mereka. Kita harus berkomitmen untuk belajar sistem. Belajar hanya bagian dari sistem bisa membuat frustasi. Pertama, luangkan waktu untuk merencanakan kebutuhan akuntansi, kemudian menyiapkan kerangka akuntansi karena semua data yang dikumpulkan ini disusun dalam kerangka tersebut.